Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Brandact, handelend onder de naam creative.nu, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens van eigen bezoekers, contactpersonen en klanten. Dit beleid geldt voor de website op creative.nu en creativenu.app en voor onze eigen dienstverlening. Wij werken uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers; ook gegevens van zakelijke contactpersonen vallen onder de AVG.

Bij het beheren van een website voor een opdrachtgever kan die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en Brandact verwerker. Dat leggen wij waar nodig vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Het privacybeleid van de opdrachtgever geldt dan voor diens bezoekers.

2. Welke gegevens en waarom?

• Contact, offertes en opdrachten: naam, bedrijfsgegevens, contactgegevens, correspondentie, aangeleverde materialen en factuurgegevens. Wij gebruiken deze om vragen te beantwoorden, een offerte te maken, werk te leveren en onze administratie te voeren. Grondslagen: uitvoering van een overeenkomst of stappen op verzoek voorafgaand daaraan, wettelijke administratieplichten en ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie met contactpersonen.
• Afspraken: naam, e-mailadres, afspraaksoort, begin- en eindtijd, gekozen locatie en eventueel telefoonnummer, bezoekadres en toelichting. Deze gegevens zijn nodig om het gesprek te plannen, bevestigen en voeren. Naam en e-mail zijn verplicht; telefoon of adres zijn afhankelijk van de gekozen gespreksvorm nodig. Zonder de benodigde gegevens kunnen wij de afspraak niet boeken.
• Chat: berichten, antwoorden, een gesprekscode, tijdstippen en een optioneel e-mailadres. Een AI-assistent antwoordt en Matthijs kan meelezen en overnemen. Wij verwerken dit op uw verzoek om vragen te beantwoorden en vanuit ons gerechtvaardigd belang bij toegankelijke zakelijke communicatie. Een e-mailadres is alleen nodig als u een antwoord per e-mail wilt.
• AI-projectadvies: projectbeschrijving, wensen, gegenereerd advies en optioneel e-mailadres. Uw invoer wordt met AI verwerkt, opgeslagen en naar Matthijs gestuurd om de aanvraag te beoordelen en eventueel op te volgen. Een beschrijving is nodig voor advies; wensen en e-mailadres zijn optioneel. Grondslag: uw verzoek om advies voorafgaand aan een mogelijke opdracht en, voor zakelijke contactpersonen, ons gerechtvaardigd belang bij de afhandeling daarvan.
• Beveiliging en bezoekregistratie: IP-adres, bezochte pagina, landcode, browserinformatie, verwijzende pagina en bezoektijd. Wij gebruiken dit voor inzicht in websitegebruik en het onderzoeken van misbruik. Voor limieten op chat en advies gebruiken wij een gehashte IP-code. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij beveiliging en beperkt inzicht in bezoek; toegang is beperkt tot beheer. Wij gebruiken deze registratie niet voor gepersonaliseerde advertenties.
• Bedrijfsherkenning: alleen na toestemming laden wij Happierleads om bezoek aan bedrijven te kunnen koppelen. Dit is niet volledig anoniem en kan online identificatoren en technische bezoekgegevens omvatten. Zie het cookiebeleid. Grondslag: toestemming.
• Beheeraccounts: account- en inloggegevens voor beveiligd beheer, op basis van het gerechtvaardigd belang bij toegangsbeveiliging. Wachtwoorden zijn niet leesbaar voor Brandact.

Stuur geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, betaalgegevens of vertrouwelijke klantgegevens via chat of AI-projectadvies. Gebruik e-mail om eerst een passende, beveiligde overdracht af te spreken. AI-advies is een eerste richting en geen bindende offerte; er vindt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen plaats.

3. Dienstverleners en doorgifte

Deze website gebruikt Lovable Cloud voor hosting, gegevensopslag, beheeraccounts en e-mailverzending. Voor chat en advies gebruiken wij de Lovable AI-dienst met een onderliggende AI-aanbieder. Proton wordt gebruikt voor zakelijke e-mail en online gesprekken; voor afspraakbevestigingen kan een Proton Meet-link worden verstrekt. Externe afbeeldingen worden geleverd via de gebruikte website-CDN. Happierleads wordt uitsluitend na toestemming geladen.

Voor websites van opdrachtgevers werken wij met Duda. Duda kan verwerker of subverwerker zijn voor websitegegevens; aanvullende diensten zoals formulieren, widgets, analytics of AI worden per opdracht afgesproken. Duda is niet de beheeromgeving van deze Lovable-website. Zie Duda privacy en de Duda-verwerkersvoorwaarden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Dienstverleners krijgen toegang voor hun taak; daarnaast kunnen gegevens worden verstrekt aan een boekhouder, professioneel adviseur of bevoegde instantie als dat nodig is. Voor verwerking buiten de EER gelden de vereisten van hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Dit beleid belooft geen uitsluitend Europese opslag. U kunt bij Brandact informatie vragen over de voor uw verwerking toepasselijke ontvangers en doorgiftewaarborgen.

4. Bewaartermijnen

• Afspraken in de boekingsmodule: automatisch verwijderd zodra het geplande eindtijdstip meer dan 30 dagen geleden is. Dit geldt ook voor geannuleerde afspraken. De opruiming draait elk uur, zodat verwijdering uiterlijk bij de volgende geslaagde uurcontrole plaatsvindt. Toekomstige afspraken blijven behouden.
• Chatgesprekken en bijbehorende berichten: automatisch verwijderd na 30 dagen zonder nieuw bericht, tijdens de eerstvolgende geslaagde uurcontrole.
• Bezoekregistraties: automatisch verwijderd na 30 dagen, tijdens de eerstvolgende geslaagde uurcontrole.
• Gehashte codes voor misbruiklimieten: records ouder dan twee dagen worden bij een volgende limietcontrole opgeruimd.
• Projectaanvragen en e-mailcorrespondentie: zolang nodig voor afhandeling, uitvoering en eventuele onderbouwing van afspraken of juridische aanspraken. Hiervoor is momenteel geen automatische verwijdering ingesteld; deze gegevens worden door Brandact beoordeeld en handmatig verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn.
• Facturen en fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht; voor gegevens waarvoor een afwijkende wettelijke termijn geldt volgen wij die termijn.
• Beheeraccounts: zolang toegang noodzakelijk is. Lokale voorkeuren blijven staan tot zij worden gewijzigd of browsergegevens worden gewist; zie het cookiebeleid.

Verwijdering uit de boekingsmodule verwijdert niet automatisch een reeds verzonden bevestigingsmail, een kopie in uw mailbox, een extern agenda-item of een back-up van een dienstverlener. Correspondentie, wettelijke administratie en herstelkopieën hebben een eigen doel en levensduur; toegang en gebruik daarvan moeten beperkt blijven tot dat doel.

5. Beveiliging en uw rechten

Wij beperken beheerrechten, gebruiken beveiligde verbindingen en beschermen publieke formulieren tegen misbruik. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Voor een vermoeden van een datalek kunt u rechtstreeks contact opnemen.

U kunt vragen om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking en, waar de AVG dat recht geeft, overdraagbaarheid van gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming voor bedrijfsherkenning kunt u intrekken via het cookiebeleid; eerdere rechtmatige verwerking wordt daarmee niet onrechtmatig.

Mail naar creative@proton.me. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover binnen de eerste maand. Wij kunnen proportionele informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Rechten kunnen worden beperkt door wettelijke verplichtingen of rechten van anderen.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij passen dit beleid aan als onze verwerking verandert; bovenaan staat de versiedatum.